Sprawozdania Finansowe w Power BI - Business Intelligence

Tradycyjnie, sprawozdania finansowe przygotowuje się w Excelu. W praktyce jest to wielogodzinna praca obarczona sporym ryzykiem błędów. Rozwiązania Business Intelligence takie jak Power BI znacząco upraszczają przygotowanie takich sprawozdań.

Zalety przygotowania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat czy rachunek przepływów pieniężnych w narzędziu klasy Business Intelligence to między innymi:

• Znacząca oszczędność czasu. Sprawozdania finansowe przygotowywane są okresowo, raz na kwartał, a nawet na miesiąc, w zależności od potrzeb firmy. I za każdym razem osoba przygotowująca takie sprawozdanie wykonuje te same zadania, czyli gromadzenie danych i następnie ich transformacja do pożądanego formatu. Nawet jeśli dysponuje ona gotowymi szablonami w Excelu, to i tak dużo czynności jest powielanych. W Power BI natomiast, tylko raz budujemy model danych, który będziemy później regularnie odświeżali nowymi danymi.
• Czytelność sprawozdania. O ile sam bilans czy RZiS zajmuje zwykle tylko jeden arkusz w Excelu, to już jeśli chcemy bliżej przyjrzeć się danej pozycji, trzeba poszukać szczegółów w kolejnych arkuszach, lub w ogóle w innym pliku. Power BI natomiast oferuje możliwość przechodzenia od ogółu do szczegółu - klikamy w raporcie np. w pozycję przychody, i widzimy rozbicie przychodów np. na poszczególne oddziały firmy. Bez problemu możemy dodawać kolejne stopnie szczegółowości, aż do poziomu pojedynczej transakcji.
• Dostępność. Sprawozdanie finansowe, tak jak każdy inny raport Power BI, można umieścić online, w usłudze Power BI Service, i potem mieć do niego dostęp przez internet z dowolnego miejsca, np. w podróży służbowej.
• Aktualność. Sprawozdanie finansowe w Power Bi można w razie potrzeby skonfigurować w taki sposób, aby odświeżało się nawet codziennie, dodając najnowsze dane.

Dodatkowe możliwości w sprawozdaniach finansowych Power BI

Oprócz tradycyjnego przedstawienia tabeli ilustrującej RZiS czy bilans, możemy raport wzbogacić o dodatkowe analizy, np. porównanie pozycji bilansu kwartał do kwartału, czy rok do roku. W tabelce pełnej liczb trudno jest czasem dostrzec istotne informacje, takie jak trendy. Tutaj również z pomocą przychodzi Power BI - możemy obok sprawozdania umieścić wykresy ilustrujące zmianę najważniejszych pozycji sprawozdania w czasie.

Istotną sprawą jest przejrzystość sprawozdania, tak aby również pracownicy niezwiązani z księgowością byli w stanie korzystać i rozumieć takie sprawozdanie. Dostępna paleta wizualizacji Power BI pozwala na odpowiednie przedstawienie analizy, np w formie wykresu.

Ciekawą opcją jest również połączenie sprawozdania z budżetowaniem - w ten sposób możemy porównywać każdą pozycję sprawozdania z założoną prognozą.

Przykładowy raport

Poniżej przestawiamy Państwu przykładowy przygotowany przez nas rachunek zysków i strat w Power BI. Można go podłączyć w zasadzie do dowolnego źródła danych, zarówno plików Excel, jak i systemów ERP czy księgowych. Można go w również wzbogacić o dodatkowe, wspomniane już wyżej analizy.

W raporcie użytkownik może śledzić między innymi wartości takie jak przychody, koszty, zysk ze sprzedaży, EBIT, a także zysk netto. Dodatkowo każdą pozycję raportu można porównać z wybraną inną pozycją w określonym przedziale czasowym, np. korelację przychodów i zysku netto.

Podsumowanie

Systemy Business Intelligence takie jak Power BI wznoszą raportowanie finansowe na zupełnie inny poziom. Możliwości analizy pozycji raportu sprawiają, że potencjalne informacje, jakie można z takiego raportu wyciągnąć nieporównywalnie przerastają możliwości tradycyjnych sprawozdań w Excelu.

Przeczytaj Case Study wdrożenia sprawozdania finansowego w Power BI.